DEFINIZIONE E FINALITÀ

Per garantire la trasparenza dell'attività amministrativa ed il suo svolgimento imparziale, in conformità alle vigenti disposizioni in materia (Legge n. 241/1990, DPR 184/2006, Legge Regionale n. 1/2012), l’Agenzia di Tutela della Salute di Brescia assicura a tutti i cittadini, singoli o associati, il diritto di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi formati dall'ATS o comunque utilizzati ai fini dell'attività amministrativa stessa.

Per esercitare il diritto di accesso, è necessario che sussista un nesso funzionale tra la situazione giuridica, qualificata e differenziata, di cui il richiedente è titolare e l'interesse che legittima la richiesta di accesso agli atti amministrativi, interesse che deve essere diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale l'accesso è richiesto. Nella sostanza l'esercizio del diritto di accesso deve essere funzionale alla difesa di un proprio diritto o legittimo interesse.

MODALITÀ DI ESERCIZIO

Il diritto di accesso può essere esercitato, previa richiesta motivata, mediante visione del documento, estrazione di copia o utilizzazione congiunta di tali due opzioni, secondo le seguenti modalità:

Accesso informale: Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, al Responsabile dell'Assetto competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente. L'accesso informale è consentito qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l'esistenza di controinteressati.

Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentono l'individuazione e specificare l'interesse connesso all'istanza, dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza.

Qualora la richiesta pervenga mediante servizio postale, via fax o posta elettronica, la richiesta potrà essere evasa previa esibizione del documento di identità o trasmissione di copia del medesimo.
L'accesso può essere esercitato attraverso la semplice visione dei documenti, con eventuale trascrizione manuale degli stessi e/o fotografia, estrazione di copia o esperimento congiunto di tali operazioni.
L'esercizio mediante semplice visione dei documenti è gratuito; l'esercizio mediante estrazione di copia è soggetto al rimborso delle spese di segreteria e ricerca (€ 10,00 - unicamente per la ricerca di documentazione cartacea conservata in archivio storico o in archivio di deposito; non sono invece previste spese di segreteria e ricerca per i documenti di archivio corrente e/o di “semi-deposito”, né per documenti già presenti in formato elettronico all’interno del sistema di gestione documentale e/o in banche dati dell’Agenzia) e dei costi di riproduzione, in caso di estrazione di copia o scansione di documenti cartacei (costi differenti in ragione della tipologia di copie: cfr. art. 34 del Regolamento e di seguito parte COSTI).

Accesso formale: qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse all'accesso, sull'accessibilità del documento o sull'esistenza di controinteressati, il richiedente è invitato a presentare richiesta scritta.

La richiesta formale di accesso, presentata direttamente o inviata all'Agenzia, deve essere redatta dall'interessato e deve specificare:

• le generalità del richiedente complete di indirizzo e numero di telefono, oltre ad un eventuale recapito elettronico, presso cui ricevere comunicazioni relativamente al procedimento di accesso;
• gli estremi del documento di identificazione o la dichiarazione di conoscenza da parte dell'addetto alla ricezione;
• la posizione di rappresentante legale, procuratore o curatore, con l'indicazione del relativo titolo legittimante;
• gli estremi del documento oggetto della richiesta ed eventualmente del procedimento in cui è inserito, ovvero, in caso di mancata conoscenza di essi, indicazione di tutti gli elementi che ne consentano l'identificazione;
• l'indicazione delle modalità con cui si intende esercitare il diritto di accesso, specificando se si tratta di visione, di estrazione di copia o di entrambe ovvero di richiesta di copia conforme;
• la motivazione;
• le modalità con le quali si chiede, in caso di accoglimento dell’istanza, venga inoltrata la documentazione: a mano, a mezzo raccomandata a.r., a mezzo posta elettronica certificata;
• la data e la sottoscrizione.

è possibile utilizzare, per la richiesta di accesso, il modulo fac-simile pubblicato in calce.
Qualora la richiesta sia incompleta, l'amministrazione, entro 10 giorni, ne dà comunicazione al richiedente ed il termine del procedimento (30 giorni) ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

Anche l'accesso formale può essere esercitato attraverso la semplice visione dei documenti con eventuale trascrizione manuale e/o fotografia degli stessi, estrazione di copia o esperimento congiunto di tali operazioni. è sottoposta ai medesimi costi di segreteria e di riproduzione previsti per l'accesso informale.

NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI

La Pubblica Amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata A/R o per via telematica. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare motivata opposizione alla richiesta d'accesso. Decorso tale termine, la pubblica amministrazione provvede sulla richiesta.

ACCOGLIMENTO O DINIEGO DELLA RICHIESTA

L'accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonché un periodo di tempo non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei documenti o estrarne copia. L'accoglimento della richiesta di accesso comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, salve le eccezioni di legge o di regolamento.

IMPOSTA DI BOLLO

L'istanza di accesso è soggetta all'imposta di bollo solo qualora venga chiesta copia del documento conforme all'originale. In tal caso, sia la richiesta che il documento dichiarato conforme sono assoggettati all'imposta di bollo nella misura di € 16,00 su ogni foglio (4 facciate/pagine – max 100 righe).

Il FOGLIO USO BOLLO è composto da quattro facciate, la PAGINA da una facciata.

L'istanza di accesso non è soggetta ad imposta di bollo se il documento è richiesto in copia semplice. In tal caso l'imposta di bollo non è in alcun modo dovuta.

COSTI

Sia per il rilascio di copie cartacee semplici sia per il rilascio di copie cartacee conformi all'originale è dovuto il rimborso come di seguito indicato:

Copia analogica/cartacea (sia copia semplice sia copia conforme all’originale) o scansione (copia informatica di documento cartaceo):

• costi di segreteria:
  - € 10,00 per la ricerca di documenti cartacei conservati in Archivio Storico o di Deposito

• costi di riproduzione
  pagine scritte formato UNI A4
  - € 0,25/pagina
  pagine scritte formato UNI A3
  - € 0,50/pagina

N.B.:

- il rimborso dei costi di riproduzione è dovuto soltanto al raggiungimento o superamento di un importo pari a € 1,00 (non è previsto, cioè, il rimborso dei costi di riproduzione per cifre inferiori, fatti salvi ovviamente eventuali ulteriori costi dovuti per diritti di ricerca o per la spedizione; non è consentito frazionare la richiesta di copie relative agli stessi documenti da parte del medesimo soggetto)

- Non sono previsti costi di riproduzione per il rilascio di duplicati o copie informatiche di documenti già presenti in formato elettronico all’interno del sistema di gestione documentale e/o in banche dati dell’Agenzia. Qualora si tratti di documenti informatici che non siano già disponibili in archivi digitali dell’Agenzia, si applicano i medesimi costi di riproduzione previsti per i documenti cartacei.

• eventuali costi di spedizione
  - La spedizione di copie in formato cartaceo è sempre a carico del destinatario tramite raccomandata a.r., secondo le seguenti fasce di costo:
  - Fino a 3 fogli:  € 7,00
  - Da 4 a 20 fogli:  € 9,00
  - Oltre 20 fogli: € 13,00

N.B.:

- Non sono previsti costi di spedizione in caso di invio per posta elettronica certificata di documenti digitali già disponibili nel sistema di gestione documentale o altre banche dati dell’Agenzia.

• rimborso dell’eventuale supporto di memorizzazione (€ 3,00)

N.B.: I costi di riproduzione e di spedizione sopra esposti si applicano anche alle richieste di accesso ai propri atti (es. in caso di smarrimento di atti precedentemente consegnati).

Il pagamento va effettuato non oltre il momento del ritiro delle copie, con invio/consegna di copia della ricevuta, con la seguente modalità:

• attraverso il canale dei pagamenti PagoPA, secondo le modalità descritte al link: https://www.ats-brescia.it/web/guest/iban-e-pagamenti-informatici, e valorizzando la causale con “Accesso agli atti NOME E COGNOME”

La trasmissione dei documenti può avvenire esclusivamente con le seguenti modalità:

• a mano;
• a mezzo raccomandata a.r.;
• a mezzo posta elettronica certificata.

L’acquisizione dei documenti amministrativi da parte di soggetti pubblici non è soggetta ad alcun rimborso.

ACCESSO AGLI ATTI PUBBLICI

Sono pubblici i decreti del Direttore Generale e le determinazioni dei Dirigenti delle articolazioni organizzative, ad eccezione di quelle che, per effettive ragioni di riservatezza, si ritenga espressamente di escludere da pubblicità.

In tale ultimo caso l'esercizio del diritto di accesso può essere esercitato in conformità ai contenuti del D.Lgs 196/2003 e del Regolamento ATS.

I decreti del Direttore Generale e le determinazioni dei Dirigenti sono pubblicate sul sito dell'ATS di Brescia.

Per l'accesso agli atti pubblici non è richiesta la motivazione.

Il rilascio di copia è soggetto ai costi descritti nel paragrafi IMPOSTA DI BOLLO E COSTI.

TERMINI

Decorsi inutilmente 30 giorni dalla ricezione della richiesta di accesso, questa si intende respinta. In caso di diniego all'accesso, espresso o tacito, il richiedente può presentare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale competente.

In tutti i casi in cui la conoscenza dei documenti possa impedire o gravemente ostacolare il buon andamento dell'azione amministrativa il Responsabile del procedimento può disporre il differimento dell'accesso; l'atto che dispone il differimento ne indica la motivazione e la durata.

CASI DI ESCLUSIONE

Sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di atti:

1. documenti relativi ad atti preparatori di atti amministrativi generali, di pianificazione e programmazione;
2. documenti relativi ad atti di valutazione del personale contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi;
3. denunce, segnalazioni, esposti e verbali di accertamento relativi a violazioni soggette a comunicazione di notizia di reato all'autorità giudiziaria, ove coperti dal segreto istruttorio;
4. documenti che riguardano indagini ed atti di polizia giudiziaria svolte da operatori dell'azienda in qualità di agente o ufficiale di polizia giudiziaria ed in ogni caso in cui la documentazione sia coperta da segreto istruttorio;
5. note interne d'ufficio, atti e documenti relativi a controversie legali, pareri legali che non siano richiamati nel provvedimento conclusivo del procedimento;
6. fascicoli personali dei dipendenti;
7. documenti relativi alla carriera, al trattamento economico e alla vita privata dei dipendenti - ad eccezione delle informazioni circa la qualifica e la struttura di appartenenza - e dei collaboratori professionali, anche esterni, aventi a qualsiasi titolo un rapporto di prestazione personale con l'azienda, nonché dei soggetti estranei all'amministrazione, membri di organi collegiali e commissioni;
8. pareri legali resi dopo l’avvio di un contenzioso;
9. atti istruttori preordinati alle attività di valutazione e controllo strategico effettuate dal Direttore Generale;
10. documenti relativi al curriculum degli studi e alla vita privata di borsisti, tirocinanti, allievi di corsi di formazione o altri soggetti che comunque svolgano attività di studio o di ricerca presso l'azienda;
11. accertamenti medico legali dei dipendenti e la relativa documentazione;
12. relazioni riservate del direttore dei lavori e dell'organo di collaudo sulle domande e sulle riserve dell'impresa.

I documenti esclusi dall'accesso per i motivi di cui al presente articolo possono comunque essere consultati e/o copiati dalle strutture aziendali che ne abbiano necessità per tutelare gli interessi dell'Agenzia a fronte di richieste risarcitorie e/o comunque per garantire in sede contenziosa o precontenziosa l'esercizio del diritto di difesa dell'Agenzia medesima.

ACCESSO A CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI E A DATI PERSONALI RELATIVI A CONDANNE PENALI E REATI O CONNESSI A MISURE DI SICUREZZA

Le richieste di accesso a categorie particolari di dati personali ai sensi del GDPR (dati idonei a rivelare l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché i dati genetici e i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona), nonché dati giudiziari (dati idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di carichi pendenti o la qualità di indagato o di imputato), presentate da soggetti diversi dall’interessato, devono

essere motivate e formali.

Tali documenti sono accessibili solo nei limiti in cui la conoscenza degli stessi sia strettamente indispensabile per la tutela e la difesa degli interessi del richiedente.

Nel caso in cui la richiesta sia diretta a conoscere il contenuto di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (dati cd. “supersensibili”), l'accesso è consentito solo se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso è di rango almeno pari ai diritto dell'interessato, ovvero consista in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile (art 60 D.Lgs n. 196/2003).

Per la valutazione del ''pari rango'', il responsabile della struttura organizzativa cui perviene la richiesta di accesso ai dati, deve far riferimento al diritto che la persona intende far valere sulla base del materiale documentale che chiede di conoscere e deve valutare che tutti i dati richiesti siano effettivamente ''necessari'' all'esercizio o alla difesa di diritti equivalenti a quello di riservatezza e, nel caso, accogliere parzialmente la richiesta e comunicare solo le informazioni necessarie.

L'accesso alle cartelle cliniche da parte di terzi è ammesso solo se la richiesta è giustificata dalla documentata necessità:

• di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.
• di tutelare una situazione giuridicamente rilevante di rango pari a quella dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.

Per ulteriori approfondimenti e dettagli si rinvia al Regolamento dell'Agenzia approvato con Decreto D.G. n. 729 del 12.12.2022, consultabile all'interno della Sezione Regolamenti.

Per esercitare il diritto di accesso è possibile scaricare l'apposito modulo (formato PDF).

Per ulteriori informazioni è possibile contattare l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP).

Informazioni inerenti l'Autorità sostitutiva, ex art. 2 c. 9 bis, L. 241/90